اگر اطلاعات حساس در Microsoft Word دارید ، می توانید برای تأمین امنیت سند گام بردارید. شاید شما می خواهید مطمئن شوید که فقط شما و افراد خاص می توانید آن را بخوانید یا ویرایش کنید. شاید شما بخواهید انواع تغییراتی را که شخص می تواند ایجاد کند محدود کنید. حتی ممکن است بخواهید از خوانندگان اطمینان حاصل کنید که این نسخه نهایی سند است. اگر بدانید از چه ابزاری در Word استفاده کنید می توانید همه این کارها و موارد دیگر را انجام دهید.

آخرین نسخه های Microsoft Word گزینه های مختلفی را برای ایمن سازی اسناد شما ارائه می دهند ، از جمله حالت فقط خواندنی ، محافظت از رمز عبور ، محدودیت های ویرایش و امضاهای دیجیتالی. همچنین می توانید سندی را به عنوان نهایی علامت گذاری کنید تا افراد بدانند که از آخرین باری که ذخیره کرده اید تغییری در آن صورت نگرفته است.

این گزینه ها در Word 2016 ، 2013 و 2010 کار می کنند ، اما ما برای این راهنما از نسخه Microsoft 365 Word استفاده خواهیم کرد. قابلیت علامت گذاری یک سند به عنوان نهایی و فقط خواندنی دو گزینه جداگانه در این نسخه است ، اما در نسخه های قبلی Word ترکیب شده است.

حالت فقط خواندنی

با ساختن سندی فقط برای خواندن می توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ کس دیگری نمی تواند سندی را ویرایش کند. برای مشاهده گزینه های امنیتی ، پرونده> اطلاعات> محافظت از سند را باز کنید. از منوی Protect Document ، Always Open فقط خواندنی را انتخاب کنید. اکنون فقط سند را ذخیره کنید ، آن را ببندید ، سپس دوباره باز کنید.

Word پیغامی را روشن می کند که نویسنده از شما می خواهد این را فقط به صورت خواندنی باز کنید ، مگر اینکه نیاز به ایجاد تغییراتی داشته باشید. بله را کلیک کنید تا سند در حالت فقط خواندنی باز شود. البته ، هرکسی می تواند نه بگوید و سند را در حالت ویرایش باز کند. هدف این است که مردم بتوانند سند را به عنوان فقط خواندنی باز کنند تا احتمال ایجاد تغییرات ناخواسته کاهش یابد.

برای حذف محدودیت فقط خواندنی ، سند را در حالت ویرایش باز کنید. روی منوی File کلیک کنید ، به اطلاعات> Protect Document> Always Open Read-Only بروید.

رمزگذاری رمز عبور

با رفتن به File> Info> Protect Document و انتخاب گزینه Encrypt with Password می توانید یک سند را با رمز رمز کنید. Word از شما می خواهد رمز عبور را برای سند ایجاد کنید. حتماً از یک رمز عبور پیچیده اما به یاد ماندنی استفاده کنید زیرا در صورت فراموش کردن ، هیچ راهی برای بازیابی یا تنظیم مجدد آن وجود ندارد.

اکنون سند را ذخیره کنید ، آن را ببندید و دوباره آن را باز کنید و Word از شما (و هر کس دیگری) درخواست می کند که برای دسترسی به سند رمز عبور وارد کنید.

برای حذف رمز عبور ، روی منوی File کلیک کنید ، به Info بروید و Protect Document را انتخاب کنید ، سپس روی Encrypt with Password کلیک کنید. یک پنجره بازشو ظاهر می شود که می توانید رمز عبور مبهم را حذف کنید ، سپس روی تأیید کلیک کنید. سند را ذخیره کرده و ببندید و دفعه دیگر که آن را باز کردید ، از شما پسورد نخواهید خواست.

ویرایش قالب را محدود کنید

می توانید روش های ویرایش سند خود را محدود کنید. روی File> Info> Protect Document کلیک کرده و Restrict Editing را انتخاب کنید. سند شما برای محدودیت های قالب بندی و ویرایش ، صفحه سمت راست ویرایش را در سمت راست سند نمایش می دهد. در اینجا می توانید به افراد اجازه دهید سند شما را بخوانند ، قسمتهایی را که می توانند ویرایش کنند انتخاب کنند و نحوه انجام آن را انتخاب کنند.

برای جلوگیری از تغییر قالب بندی سند ، کادر کنار “محدود کردن قالب بندی به انتخاب سبک ها” را علامت بزنید. روی تنظیمات کلیک کنید تا یک پنجره بازشو با قالب بندی محدودیت ها باز شود ، که همه تغییرات سبک مجاز را به طور پیش فرض نشان می دهد می توانید همانطور که هست نگه دارید ، آن را به حداقل توصیه شده تغییر دهید یا به None تغییر دهید. اگر مطمئن نیستید کدام تنظیم را انتخاب کنید ، حداقل توصیه شده را انتخاب کنید.

همچنین می توانید هر یک از سه گزینه موجود در قالب بندی را علامت بزنید تا اجازه دهید AutoFormat محدودیت های قالب بندی را کنار بگذارد ، توانایی تعویض مضامین یا طرح ها را مسدود کرده و امکان تعویض مجموعه های QuickStyle را مسدود کند. اگر مطمئن نیستید ، این سه تنظیم را علامت بزنید. بر روی OK کلیک کنید تا پنجره Formatting Restriction ها بسته شود.

ویرایش محتوا را محدود کنید

در بخش محدودیت های ویرایش ، کادر کنار «فقط به این نوع ویرایش در سند اجازه داده شود» را علامت بزنید تا نحوه تغییر خوانندگان در محتوای سند تنظیم شود. برای انتخاب بین چهار گزینه ، روی منوی کشویی زیر کلیک کنید:

     تغییرات پیگیری شده Track Changes را در سند روشن می کند و سایر انواع ویرایش را محدود می کند.

     نظرات به خوانندگان اجازه می دهد بدون ایجاد هیچ گونه تغییری ، نظرات خود را در سند شما وارد کنند.

     پر کردن فرم ها به خوانندگان اجازه می دهد فرم هایی را که ایجاد کرده اید پر کنند اما محتوای فرم ها را تغییر ندهند.

     بدون تغییر (فقط خواندن) سند شما را در حالت فقط خواندنی قرار می دهد بنابراین هیچ تغییری ایجاد نمی شود.

منبع

برچسب‌ها:

دیدگاهتان را بنویسید

بستن
مقایسه
X