اگر اطلاعات حساس در Microsoft Word دارید ، می توانید برای تأمین امنیت سند گام بردارید. شاید شما می خواهید مطمئن شوید که فقط شما و افراد خاص می توانید آن را بخوانید یا ویرایش کنید. شاید شما بخواهید انواع تغییراتی را که شخص می تواند ایجاد کند محدود کنید. حتی ممکن است بخواهید از خوانندگان اطمینان حاصل کنید که این نسخه نهایی سند است. اگر بدانید از چه ابزاری در Word استفاده کنید می توانید همه این کارها و موارد دیگر را انجام دهید.

آخرین نسخه های Microsoft Word گزینه های مختلفی را برای ایمن سازی اسناد شما ارائه می دهند ، از جمله حالت فقط خواندنی ، محافظت از رمز عبور ، محدودیت های ویرایش و امضاهای دیجیتالی. همچنین می توانید سندی را به عنوان نهایی علامت گذاری کنید تا افراد بدانند که از آخرین باری که ذخیره کرده اید تغییری در آن صورت نگرفته است.

این گزینه ها در Word 2016 ، 2013 و 2010 کار می کنند ، اما ما برای این راهنما از نسخه Microsoft 365 Word استفاده خواهیم کرد. قابلیت علامت گذاری یک سند به عنوان نهایی و فقط خواندنی دو گزینه جداگانه در این نسخه است ، اما در نسخه های قبلی Word ترکیب شده است.

استثنائات را ویرایش کنید

اگر گزینه “نظرات” یا “بدون تغییر” را انتخاب کنید (فقط خواندنی) ، می توانید موارد استثنایی برای افراد ایجاد کنید تا بتوانند قسمت های خاصی از سند شما را ویرایش کنند. در بخش استثناها ، کادر همه را علامت بزنید و هر قسمت از سندی را که می خواهید قابل ویرایش باشد ، انتخاب کنید.

حفاظت را اعمال کنید

پس از تنظیم همه چیز ، روی “Yes، Start Enforcing Protection” کلیک کنید ، سپس یک رمز عبور را تایپ و دوباره تایپ کنید و OK را کلیک کنید. سند را ذخیره کنید ، آن را ببندید ، سپس مجدداً آن را باز کنید تا ببینید کنترلهای ویرایش روی روبان بالا خاکستری شده اند. اگر اجازه ویرایش در بخشهای خاصی از سند را دارید ، در آن قسمت کلیک کنید و کنترلها دوباره قابل دسترسی می شوند.

برای خاموش کردن محافظت ، روی برگه بررسی کلیک کنید و روی نماد ویرایش محدود کنید. بر روی دکمه Stop Protection در پایین پنجره Restrict Editing کلیک کنید ، سپس رمز ورود را وارد کرده و OK را کلیک کنید. گزینه های محدودیت های قالب بندی و ویرایش را که در پنجره ظاهر می شوند ، علامت بزنید.

امضای دیجیتال را اضافه کنید

برای محافظت از سند خود با امضای دیجیتال ، File> Info> Protect Document را باز کرده و Add a Digital Signature را انتخاب کنید. این به افرادی که سند شما را می خوانند می گوید که شما و هیچ کس دیگر آن را امضا نکرده اید ، این نشان می دهد که شما آخرین شخصی هستید که آن را ویرایش و ذخیره کرده اید.

برای ایجاد امضای دیجیتالی ، به یک گواهی امضا نیاز دارید. اولین بار که این کار را انجام می دهید ، ورد پیامی را روشن می کند که آیا می خواهید یک امضای دیجیتالی تنظیم کنید یا خیر. بله را کلیک کنید ، صفحه پشتیبانی مایکروسافت برای یافتن شناسه دیجیتال به شما کمک می کند. برای دریافت شناسه دیجیتالی پیوندهای ارائه دهندگان مختلف را امتحان کنید. سپس ، روی پیوند “افزودن یا حذف امضای دیجیتال در پرونده های Office” کلیک کنید. برای یادگیری نحوه افزودن امضای دیجیتالی ، به پایین صفحه بروید.

بعد از داشتن شناسه دیجیتال ، به دکمه Protect Document برگردید و دوباره روی Add a Digital Signature کلیک کنید. قسمتهای لازم را پر کرده و بر روی دکمه Sign کلیک کنید. ممکن است از شما بخواهید امضای دیجیتال را تأیید کنید ، سپس روی تأیید کلیک کنید.

سند شما اکنون به صورت دیجیتالی امضا شده و فقط برای خواندن ساخته شده است. Word توضیح می دهد که سند امضا شده و به عنوان نهایی علامت گذاری شده است و اگر کسی آن را دستکاری کند ، امضاها بی اعتبار می شوند. هر کسی که سند را باز کند ، اخطار امضای دیجیتالی شما را می بیند.

علامت گذاری به عنوان نهایی

به جای استفاده از امضای دیجیتالی ، می توانید سند را به صورت غیررسمی تر به عنوان نهایی علامت گذاری کنید. File> Info> Protect Document را باز کرده و علامت گذاری را به عنوان Final انتخاب کنید. Word به شما اطلاع می دهد که سند اکنون نهایی است و ذخیره می شود. با علامت گذاری یک سند به عنوان نهایی ، قابلیت تایپ ، ویرایش و تصحیح را غیرفعال می کنید و برای هر خواننده ای پیام نهایی شدن سند ظاهر می شود.

وقتی کسی سند را باز می کند ، پیامی را در بالای صفحه مشاهده می کند که وضعیت پرونده را به او اطلاع می دهد. اگرچه ، یک خواننده همچنان می تواند سندی را تغییر دهد که روی دکمه Edit Anyway کلیک کند. با کلیک بر روی آن دکمه ، آنها می توانند سند را ویرایش و ذخیره کنند.

هدف نهایی این گزینه جلوگیری از ویرایش سند توسط کسی نیست بلکه به خوانندگان بگویید که نسخه نهایی توصیه شده است. اگر کسی باز هم بخواهد سند را ویرایش کند ، اقدامات او ضبط می شود. هنگامی که سندی به عنوان نهایی علامت گذاری می شود ، سپس دوباره ویرایش می شود ، شخص اصلی که آن را قفل کرده است همچنان به عنوان نویسنده نشان داده می شود ، در حالی که شخص دیگر به عنوان کسی که آخرین سند را اصلاح کرده ذخیره می شود.

برچسب‌ها:

دیدگاهتان را بنویسید

بستن
مقایسه
X